一文搞懂“职工名册”

今天有朋友向我咨询关于职工名册的问题。索性挤出时间，写篇关于职工名册的总结性文章，以飨大家！

职工名册是用人单位建立用于登记记载劳动者个人信息、用工情况等内容的花名册，是用人单位合法用工的重要材料，对用人单位具有十分重要的作用。

首先、职工名册是用人单位办理用工等手续的重要材料。例如，人力资源社会保障部《社会保险费申报缴纳管理规定》第四条规定：“用人单位应当按月在规定期限内到当地社会保险经办机构办理缴费申报，申报事项包括：（一）用人单位名称、组织机构代码、地址及联系方式；（二）用人单位开户银行、户名及账号；（三）用人单位的缴费险种、缴费基数、费率、缴费数额；（四）职工名册及职工缴费情况；（五）社会保险经办机构规定的其他事项。”

其次、建立职工名册也是法律的强制性规定。《劳动合同法》第七条规定：“用人单位应当建立职工名册备查。”《劳动合同法实施条例》第三十三条规定：“用人单位违反劳动合同法有关建立职工名册规定的，由劳动行政部门责令限期改正；逾期不改正的，由劳动行政部门处2000元以上2万元以下的罚款。”因此，建立职工名册是用人单位的法定义务，用人单位应当严格履行，否则将会存在来自劳动行政部门责令限期改正及罚款的风险。

最后、用人单位与劳动者因确认劳动关系、拖欠工资等产生争议的，有提供职工名册的义务。《劳动争议调解仲裁法》第六条规定：“发生劳动争议，当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；用人单位不提供的，应当承担不利后果。”由于建立职工名册是用人单位的法定义务，所以职工名册理应当由用人单位掌握。故如用人单位与劳动者之间的争议事项有关职工名册的，用人单位就应当提供，否则应当承担不利后果。

此外，《保障农民工工资支付条例》第五十条规定：“农民工与用人单位就拖欠工资存在争议，用人单位应当提供依法由其保存的劳动合同、职工名册、工资支付台账和清单等材料；不提供的，依法承担不利后果。”《最高人民法院关于审理拒不支付劳动报酬刑事案件适用法律若干问题的解释》第二条规定：“以逃避支付劳动者的劳动报酬为目的，具有下列情形之一的，应当认定为刑法第二百七十六条之一第一款规定的“以转移财产、逃匿等方法逃避支付劳动者的劳动报酬”：（一）隐匿财产、恶意清偿、虚构债务、虚假破产、虚假倒闭或者以其他方法转移、处分财产的；（二）逃跑、藏匿的；（三）隐匿、销毁或者篡改账目、职工名册、工资支付记录、考勤记录等与劳动报酬相关的材料的；（四）以其他方法逃避支付劳动报酬的。”

因此，用人单位应当依法建立职工名册，以避免因此产生的风险。

职工名册如此重要，用人单位应当如何制作呢？

《劳动合同法实施条例》第七条对职工名册的具体内容作出了明确规定，用人单位可以参考。该规定为：“职工名册应当包括劳动者姓名、性别、公民身份号码、户籍地址及现住址、联系方式、用工形式、用工起始时间、劳动合同期限等内容。”当然，如用人单位所在地劳动行政部门提供有职工名册示范文本的，用人单位可以直接采用。

附：天津市用人单位职工名册